Cómo gestionar las vacaciones de los empleados

Para el Departamento de Recursos Humanos la gestión de las vacaciones es un auténtico quebradero de cabeza. Dependiendo del tamaño de la empresa el problema puede ser mucho mayor, cuantos más trabajadores la dificultad aumenta.

Ya sea una pyme o una gran empresa, organizar las vacaciones suele ser bastante complicado. Para que esto no ocurra es aconsejable contar con un sistema de vacaciones óptimo y diferentes documentos de Recursos Humanos. Podemos gestionar las vacaciones a través de softwaresespecializados en este área o a través de plantillas de RRHH bien organizadas.

Dentro de las funciones del Departamento de Recursos Humanos está la organización y optimización de las ausencias de los empleados de la empresa. Esta función suele ser bastante compleja a medida que el tamaño de la empresa aumenta.

Aspectos básicos para la gestión de las vacaciones

Las empresas tienen dificultades al asignar las vacaciones de los empleados porque el principal problema es que las empresas cuentan con el personal justo. Existen empresas que contratan a personal extra para los periodos de vacaciones, lo cual ayuda a la gestión de los empleados, sin embargo aquellas empresas que no cubren las ausencias son las que tienen más problemas en esta tarea.

 

Para una correcta gestión en las vacaciones es importante conocer los siguientes aspectos:

  • Políticas de empresa claras. Todos los trabajadores deben conocer cuándo pueden pedirse días libres y cuántos le corresponden. De este modo sabrán si pueden cogerse los días cuando quieran o según lo establecido en la empresa.
  • Tiempo de solicitarlas. Para poder gestionar correctamente las vacaciones hay que establecer un periodo de tiempo para pedir los días. Existen empresas que marcan el primer mes del año para pedir todas las vacaciones para poder tener una visión general del año. Poder aceptar las vacaciones conlleva tiempo, por ello, no podemos tener 100 solicitudes de vacaciones antes de un puente, hay que marcar tiempos.
  • Flexibilidad en las vacaciones. Establecer un periodo de vacaciones amplio posibilita poder encajar mejor las ausencias. Si todos los trabajadores se marchan en el mes de agosto será muy complicado gestionar la productividad. Ampliar el rango desde junio a septiembre posibilita dividir las vacaciones por meses.
  • Asegurar la continuidad en la actividad. Hay que procurar que siempre hayan empleados en la empresa para que realicen su trabajo. A no ser que sea política de la empresa cerrar un mes, no debe paralizarse el funcionamiento de la empresa por las vacaciones de los empleados.

Cómo planificar las vacaciones de los trabajadores

Aunque existen softwares de gestión de vacaciones, la plantilla como método de control de las ausencias suele ser la forma más utilizada por las pequeñas y medianas empresas. Con un buen conocimiento de Excel podemos controlar las vacaciones de todos nuestros empleados.

  • Tener en cuenta los festivos nacionales y de la región. De este modo sabrás la cantidad de días disponibles para cada trabajador.
  • Hacer una cuadrante de todos los días del año.
  • Anotar cada día del empleado en la plantilla.

 

Fuente: Factufácil

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